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Indirekter Einkauf - Beschaffung von Logistikdienstleistungen

Was finden wir in Unternehmen vor, wenn wir die Beschaffung von Dienstleistungen in den Bereichen Logistik und Transport prüfen?

 

  • Der Bedarfsträger im Unternehmen hat keine juristische Kompetenz, im Einzelfall nur Einkaufskompetenz und keine Transparenz über die aktuellen Rahmenbedingungen des Unternehmens.
  • Die Bereiche beschäftigen sich mit Beschaffungs- und Bestellvorgängen.
  • Der Einkauf ist bei der Anlagenerstellung (Pflichtenheft) und Vorauswahl der Lieferanten, sowie bei der Vorgehensweise nicht immer beteiligt.
  • Eine entsprechende Beschaffungsrichtlinie gibt es nicht.
  • Die Einkaufsabteilung hat wenig bis keinen Einfluss auf die Lieferantenentscheidung, Menge, AGB, etc. der Unternehmensbereiche.
  • Terminüberwachung und Vertragsmanagement (Bsp. Kündigungsfristen Rahmenverträge) sind oft kein Aufgabenschwerpunkt.
  • Die Prozessabschnitte  sind nicht durchgängig revisionssicher (z.B. Rechnungsprüfer und Besteller dürfen nicht die gleiche Person sein).
  • Der Besteller gibt teilweise auch die Rechnung frei.
  • Unterschiedliche Definition von Bedarfsmelder, Bedarfsträger; Besteller und Rechnungsprüfer führt zu falscher Auslegung der Aufgaben und Befugnisse.
  • Die Prüfung (Menge, Qualität, Zustand) und Verbuchung der angelieferten Ware ist für den Beschaffungsprozess elementar. Sie ist die Basis der Rechnungsprüfung und -anerkennung und wird nicht vollumfänglich durchgeführt.
  • Die eigenen Wertgrenzen der Rechnungsanerkennung sind teilweise den Mitarbeitern nicht bekannt.
  • Die Unterschriftsberechtigungen passen teilweise nicht für die Abteilungen. Außerhalb der vorgegebenen Beschaffungssysteme gibt es keine Prüfung der Berechtigungen.
  • Skontoverlust durch zu lange Verweilzeiten bei der Rechnungsprüfung.

 

Durch eine Reorganisation der Einkaufsabteilung zur strategischen Einkaufsabteilung können erhebliche Ergebniseffekte im Bereich logistischer Dienstleistungen erzielt werden!

 

 

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